Voorbeeldcase
Klantportaal voor aanvragen en documenten
Zakelijke dienstverlener
Klanten mailen losse documenten, vragen om status en bellen na omdat niet duidelijk is wat nog openstaat.
Kantoor zoekt in mailboxen, mappen en notities voordat een medewerker een klant goed kan bijpraten.
Maatwerk software met klantportaal, documentstatus, open acties en interne controlepunten.
Resultaat: minder losse statusvragen en sneller overzicht per klantdossier.
- Klantreis en interne werkwijze opnemen
- Portaalschermen en rollen bepalen
- Documentstatus en acties bouwen
- Testen met echte klantdossiers
Voorbeeldcase
Bestelvragen en voorraadverzoeken ordenen
Groothandel
Klanten vragen via mail en telefoon naar levertijd, alternatieven en nabestellingen.
Medewerkers zoeken in voorraadlijsten, oude mails en klantnotities voordat ze kunnen reageren.
Open klantvragen worden gebundeld met artikel, gewenste leverdatum, ontbrekende informatie en volgende actie.
Resultaat: minder losse mails en sneller duidelijk welke klant antwoord nodig heeft.
- Binnenkomende vragen in kaart brengen
- Vaste ordergegevens bepalen
- Statussen en open acties maken
- Dashboard testen met recente aanvragen
Voorbeeldcase
Schademeldingen sneller compleet maken
Dakdekkersbedrijf
Schademeldingen missen vaak foto’s, adresgegevens, urgentie of informatie over bereikbaarheid.
Kantoor moet terugmailen voordat een planner of werkvoorbereider iets met de melding kan.
De melding wordt samengevat en ontbrekende punten worden zichtbaar voordat planning of offertevoorbereiding start.
Resultaat: sneller compleet dossier en minder heen-en-weer communicatie.
- Meldingsroute opnemen
- Verplichte gegevens bepalen
- Ontbrekende informatie markeren
- Testen met recente schademeldingen
Voorbeeldcase
Inschrijvingen voorbereiden
Opleidingsbureau
Aanmeldingen, deelnemersgegevens, factuurinformatie en praktische vragen komen verspreid binnen.
Een medewerker controleert per training handmatig of iedereen compleet is aangemeld.
Inschrijvingen worden per training overzichtelijk gemaakt met ontbrekende gegevens en standaardvervolgstappen.
Resultaat: sneller van aanmelding naar complete voorbereiding.
- Aanmeldproces bekijken
- Benodigde gegevens kiezen
- Controleoverzicht bouwen
- Bevestigingen en taken testen
Voorbeeldcase
Meldingen en leveranciersacties bijhouden
VvE beheerder
Bewonersvragen, onderhoudsmeldingen, offertes en leveranciersmails staan verspreid.
De beheerder moet per complex zoeken wat al is gemeld, wie wacht en welke leverancier actie moet nemen.
Meldingen krijgen status, complex, verantwoordelijke en volgende actie in één overzicht.
Resultaat: minder zoeken en duidelijkere opvolging per melding.
- Meldingskanalen in kaart brengen
- Statussen bepalen
- Leveranciersacties koppelen
- Weekoverzicht testen
Voorbeeldcase
Transportaanvragen beoordelen
Logistiek dienstverlener
Aanvragen missen soms afmetingen, gewicht, laadadres, losadres of gewenste datum.
Planning moet meerdere keren terugvragen voordat duidelijk is of de rit past.
Elke aanvraag wordt gecontroleerd op vaste velden en klaargezet met ontbrekende punten.
Resultaat: sneller beoordelen of een transportaanvraag uitvoerbaar is.
- Aanvraagvelden bepalen
- Controlepunten instellen
- Ontbrekende info zichtbaar maken
- Planningsoverzicht testen
Voorbeeldcase
Werkplaatsverzoeken bundelen
Fietsenwinkel met werkplaats
Klanten vragen via mail, telefoon en formulier naar reparaties, onderdelen en haal- of brengmomenten.
De werkplaats werkt met losse notities en mist soms welke klant nog teruggebeld moet worden.
Reparatieverzoeken worden samengevat met fiets, klacht, gewenste datum en open vragen.
Resultaat: rustiger plannen en minder losse briefjes naast de agenda.
- Werkplaatsintake opnemen
- Vaste gegevens kiezen
- Terugbelacties tonen
- Dagplanning testen
Voorbeeldcase
Orderbestanden controleren
Drukkerij
Orders missen soms formaat, oplage, bestand, deadline of afleveradres.
Productie moet wachten tot kantoor alle informatie uit mails en bijlagen heeft gecontroleerd.
Orderinformatie wordt voorbereid met controlepunten voor bestand, specificatie en planning.
Resultaat: minder productievertraging door ontbrekende informatie.
- Orderroute opnemen
- Controlevelden bepalen
- Bestandscheck klaarzetten
- Productieoverdracht testen
Voorbeeldcase
Nieuwe aanvragen kwalificeren
B2B dienstverlener
Leads komen binnen via formulier, mail en LinkedIn zonder vaste beoordeling.
Sales en administratie gebruiken verschillende notities en weten niet altijd welke lead prioriteit heeft.
Nieuwe aanvragen worden samengevat met behoefte, urgentie, beschikbare informatie en vervolgstap.
Resultaat: betere opvolging en minder overleg over wat eerst moet.
- Leadkanalen verzamelen
- Kwalificatievelden kiezen
- Opvolging zichtbaar maken
- Dagelijks overzicht testen
Voorbeeldcase
Plaatsingsverzoeken en oudervragen ordenen
Kinderopvangorganisatie
Oudervragen, plaatsingswensen en wijzigingen komen via meerdere kanalen binnen.
Administratie moet per kind zoeken naar gewenste dagen, locatie, startdatum en ontbrekende gegevens.
Aanvragen worden per locatie en status klaargezet met open vragen en volgende actie.
Resultaat: sneller overzicht zonder dat inhoudelijke beslissingen uit handen worden gegeven.
- Aanvraagroute opnemen
- Praktische velden kiezen
- Statussen maken
- Controle door administratie behouden
Voorbeeldcase
Servicecontracten en onderhoudsmeldingen volgen
Beveiligingsbedrijf
Onderhoudsafspraken, storingsmeldingen en klantnotities staan in losse systemen.
Kantoor moet handmatig controleren welke klant wacht en welke afspraak ingepland moet worden.
Open meldingen worden gekoppeld aan klant, contract, urgentie en eerstvolgende actie.
Resultaat: minder zoekwerk en sneller zicht op service die aandacht nodig heeft.
- Serviceproces opnemen
- Contractvelden kiezen
- Urgentie bepalen
- Onderhoudsoverzicht testen
Voorbeeldcase
Projectaanvragen beter voorbereiden
Interieurstudio
Nieuwe projectaanvragen missen vaak afmetingen, stijlwensen, planning of foto’s van de ruimte.
De studio moet veel terugvragen voordat een ontwerpgesprek of offertevoorbereiding zinvol is.
Aanvragen worden samengevat en ontbrekende praktische informatie wordt netjes klaargezet.
Resultaat: betere intake en minder voorbereidingstijd per nieuw project.
- Intakevragen bepalen
- Fotostroom en wensen verzamelen
- Ontbrekende info markeren
- Voorbereidingsoverzicht testen
Voorbeeldcase
Documenten voor dossiers sneller controleren
Subsidieadviesbureau
Dossiers bevatten formulieren, bijlagen, verklaringen en e-mails die handmatig worden gecontroleerd.
Adviseurs verliezen tijd aan zoeken of stukken compleet zijn voordat inhoudelijke beoordeling begint.
Documenten worden per dossier geordend met ontbrekende stukken en controlepunten.
Resultaat: sneller compleet dossier en minder administratieve voorbereiding.
- Documentsoorten kiezen
- Dossiervelden bepalen
- Ontbrekende stukken tonen
- Controleoverzicht testen
Voorbeeldcase
Levering en retourvragen groeperen
Webwinkel met eigen klantenservice
Vragen over levering, retour, garantie en voorraad komen door elkaar binnen.
Het team beantwoordt veel terugkerende vragen handmatig en ziet niet altijd welke onderwerpen oplopen.
Vragen worden gegroepeerd, veelvoorkomende onderwerpen worden zichtbaar en conceptantwoorden komen klaar te staan.
Resultaat: sneller reageren en beter zien welke onderwerpen klanten bezighouden.
- Vraagtypen verzamelen
- Veelvoorkomende antwoorden bepalen
- Conceptreacties inrichten
- Controle voor verzending houden
Voorbeeldcase
Kandidaatinformatie overzichtelijk maken
Personeelsbemiddelaar
CV’s, mails en notities staan verspreid voordat een kandidaat kan worden beoordeeld.
Recruiters zoeken in meerdere systemen en maken handmatig samenvattingen.
Kandidaatinformatie wordt geordend op ervaring, beschikbaarheid, aandachtspunten en vervolgstap.
Resultaat: sneller beoordelen en minder losse notities naast elkaar.
- Kandidaatroute opnemen
- Belangrijke velden kiezen
- Samenvatting en checklist bouwen
- Controle door recruiter behouden
Voorbeeldcase
Weekoverzicht voor open acties maken
Regionaal servicebedrijf
De eigenaar wil weten welke klantvragen, taken en planningspunten openstaan, maar moet dit handmatig verzamelen.
Informatie staat in mail, planning, administratie en losse notities.
Terugkerende informatie wordt verzameld in een kort weekoverzicht met aandachtspunten.
Resultaat: minder handmatig rapportagewerk en sneller zien waar actie nodig is.
- Rapportageroutine opnemen
- Bronnen en velden kiezen
- Weekoverzicht voorbereiden
- Actiepunten zichtbaar maken
